百技教师

让你快速拥有百技

教你轻松批量打印奖状或者家庭报告书 ,让你办公高效率!

你还在为打印那么多奖状而发愁吗?试一试下面的小技巧,会提高你的工作效率的,我们要批量打印一些东西,比如说学生的奖状,一个班里面5位同学,30个班就是150张,如果一个一个复制打印难免有些麻烦,而且稍不留意,就有可能漏掉或者重复打印,所以我们这里来学习一方法,实现奖状的批量打印。利用Word中的邮件合并功能通过5个步骤就可以非常轻松地批量打印奖状。(小编电脑破烂,以office2003版本为例进行阐述,别的版本大同小异)。

一、用Excel建立获奖数据库

新建一张EXCEL表格,如图所示,在表格中分别含有:班级、姓名、获浆等次,然后另存为“奖状名单.xls”。如下图:

二、建立奖状模板

首先利用Word制作一个奖状模板并保存为“奖状.doc”,确保打印输出后的格式与奖状纸相符(如图所示)。

三、关联数据库与奖状

现在我们用到Word的邮件合并功能,将Excel中的表彰学生数据导入到Word文档中。

步骤如下:

1、  打开“奖状.doc”,执行“工具→信函与邮件→邮件合并”

2、  在右侧的“邮件合并”窗格中,单击“下一步:正在启动文档”

3、  在“选择开始文 档”中,使用默认值“使用当前文档”。

4、  再单击“下一步:选择收件人”,在“使用现有列表”中选择“浏览”,选择“获奖名单.xls”文件,然后点“打开”按纽。

5、选择第一个表格,然后确定。

6、然后出现下图,再点确定。到这里关联结束。

四、设置批量打印的文字区域。

1、选择“班级”插入文字位置,如下图。

2、点击菜单工具栏中的“插入域”按纽,如下图

3、然后出现下图,选择班级,然后点插入。”XXX“变成了“《班级》如图。

4、关闭对话小框,重复刚才的操作完成姓名、获奖等级的域的插入,如下图

五、生成打印文件

1、点击菜单工具栏中的“合拼到打印机”按纽,然后点确定,即可开始打印,如下图

2、也可以点击菜单工具栏中的“合拼到新文档”按纽,然后点确定,即生成所有奖状,如下图

单击“打印”就可以将奖状打印出来了。泡杯茶,等它打完,就可以交差了!

利用“邮件合并”功能可以非常方便地将Excel数据有变动或增加,只要在Excel表格中修改就可以了。利用该功能,也可以非常方便地制作和打印成绩单等。

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